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内部控制审计程序和方法

(一)内部控制审计程序概述

  为了论述方便,首先简要分析一下内部控制审计的分类。经济组织内部进行内部控制审计,不可能都针对整个内部控制系统进行,更多情况是对其中部分展开。按照涉及内部控制的范围,大致可分为如下三类: 1 、业务循环内部控制审计,所谓业务循环内部控制是指对某个业务循环实施的控制,这种审计按照经济组织的业务纵向展开,专门审计业务循环内部控制; 2 、非独立部门内部控制审计,这种审计专门针对某个不独立的部门或机构所涉及的内部控制,所谓不独立,是指财务上不独立,没有独立的财务机构,也不单独核算; 3 、独立单位内部控制审计,这种审计是对经济组织所属的独立单位的内部控制进行审计,独立单位是指财务上独立的,可以是投资中心或利润中心,也可以是子公司,单独设置财务机构的分公司,它们自己本身可能有一套内部控制,同时还要执行经济组织作为整体的内部控制。这三类审计各有各的特点,但在审计程序上,由于独立单位内部控制审计相对较复杂,程序最全面,因此以下即以其为蓝本讨论。

  内部控制审计程序与其他审计中作为审计程序的内部控制评价应该有相似之处,因为毕竟两者都是以内部控制为焦点而展开,但由于服务的目标不一致,在程序上也有差别。内部控制评价程序一般是: 1 、了解与记录内部控制; 2 、初步评价控制风险; 3 、实施符合性测试; 4 、评价内部控制的强弱。作为一种单独开展的审计,了解经济组织的基本情况这些准备工作是必须的,因为对内部控制需求越强烈的经济组织,其规模越大,这是必然的;在大规模的组织里,管理高层、各个下属机构的诸多具体的基本情况内部审计人员不可能都熟悉。了解基本情况是开展内部控制审计的基本条件,否则无从下手。同样大规模的组织内既存在针对整个组织的控制,也存在针对某个部分或某个下属机构的控制,内部审计人员也不可能都熟悉,因此了解内部控制也是必须的。在了解内部控制阶段,还必须初步分析所了解信息,以初步确定内部控制的健全性和有效性,规划要实施的符合性测试程序。接下来与内部控制评价程序一样,实施符合性测试,以获得遵循性的评价,同时最终确定健全性和有效性。最后归纳总结审计结果,提出审计报告。

  总结上述,本文认为内部控制审计程序为: 1 、了解基本情况; 2 、了解内部控制; 3 、实施符合性测试; 4 、提出审计报告。下面即以该程序为主线展开讨论,其中提出审计报告在内部审计报告中讨论。

  (二)了解基本情况

  了解基本情况,是了解所要审计内部控制所涉及单位的基本情况,这些情况是展开审计的必要准备和基本条件,影响着整个审计的过程和结果。这些基本情况包括: 1 、单位所属的行业和历史沿革(着重于管理沿革); 2 、单位组织结构、各机构的人员规模和岗位结构; 3 、单位资产规模、生产经营或专业服务的特点规模; 4 、主营业务及辅助业务类别、业务量; 5 、财务会计机构及其工作组织;等等。这些基本情况可以通过询问管理人员、查阅相关文件、会计和统计资料等方法来获得。

  基本情况获得后,审计人员就要适当利用自己专业判断,确定以下内容: 1 、业务循环及其大致内容; 2 、必须控制的重要或经常发生的业务; 3 、内部控制应有的严谨程度; 4 、审计应该投入的人力及分工和时间预算。确定业务循环及其大致内容实际是划分业务循环的过程,确定的是审计展开的主线;重要或经常发生的业务是必须控制的,确定它们就是确定审计的重点;内部控制的严谨程度是与独立单位的规模相关的,规模较小的单位内部控制程度就相应较低,衡量标准就不能太高,实际这就是确定衡量标准的问题,提出设计意见时必须考虑;确定投入的人力和时间预算是为了保证整个审计过程有条不紊地进行,保证审计质量。

  下一步工作是制定审计总体计划,其主要内容就是上述基本情况获得后审计人员所确定的内容,主要包括审计的范围,即业务循环及内容,审计的重点,即必须控制的重要或经常发生的业务,审计组人员构成、分工和时间预算。这个计划在以后审计过程中还要适时调整。

  需要特别说明的是业务循环的划分。业务循环的划分是将若干个关联的经济业务或管理活动组合在一起。 2001 年财政部发布的《内部会计控制基本规范》(征求意见稿)中提出,“内部控制的内容主要包括对货币资金、筹资、采购与付款、实物资产、成本费用、销售与收款、工程项目、对外投资、担保等经济业务活动的控制”,其中这些经济业务就是基本的业务循环划分,但目前有多样化的趋势,国际内部审计师协会就提出预算管理、资讯管理等管理作业。业务循环是以后审计程序展开的主线,了解内部控制和符合性测试都按照它来组织,因此划分业务循环影响到整个审计的组织、效率和质量。一般来说业务循环应按下列原则来划分: 1 、覆盖单位所有业务及其各个环节; 2 、每个业务循环能反映出所涉及业务的共同性质特点及其全部过程; 3 、有利于审计的组织安排。

  (三)了解内部控制

  了解内部控制的内容

  要了解内部控制,首先要解决内部控制的构架问题。 1988 年美国 AICPA 提出内部控制结构即控制环境、控制结构和会计系统,我国独立审计准则即采用这种观点。 1994 年 COSO 报告提出内部控制要素即控制环境、风险评估、控制作业、信息与沟通、监控。内部控制要素是内部控制结构的纵深发展,在内容上进一步完善,在内部环境上更注重员工的素质,增加风险评估强调要实现目标就必须分析相关风险,构成风险管理的基础,将会计系统扩大为信息与沟通,更强调信息的内部传达, 增加监控要素将内部控制的执行纳入进来。由于 COSO 报告提供出的内部控制理论很全面,更加接近内部控制的本质认识,而内部控制的建设要以先进理论为指导,与实际情况相结合,因此本文认为,在我们目前的条件下,我们应采用 COSO 报告的观点,以它的框架为指导,同时鉴于我国目前内部控制落后的情况,应更加注重控制作业和监控,即如何建立起健全有效的控制程序与政策以及它们的实际执行,在控制作业完善的带动下,风险评估和信息与沟通也逐步完善,同时逐步转变管理观念,提高员工素质,建立起合理的法人治理结构和具体组织结构,使控制环境得以改善。

  由于内部审计充当监控的主要角色,内部控制审计就是履行监控的职责,因此了解内部控制阶段对监控的了解可以置于次要地位;又由于风险评估的风险是管理层和作业层控制目标因内外部风险因素影响而不能实现的风险,对它进行评估后设置相应的控制作业来控制,而内部控制审计要做的一部分工作就是评价控制作业是否能控制住风险,实现控制目标,实际就是风险评估过程,因此风险评估不做了解,而在接下来的分析工作中进行。由于控制作业实际就是控制程序与政策,为了理解直观起见,本文就称其为控制程序与政策;由于内外部信息和它们在单位内外部、内部各部门各成员之间的流动可以构成一个系统,因此信息与沟通可以合称为信息系统。总结上述,本文认为内部控制审计要了解的内部控制要素为控制环境、控制程序与政策及信息系统。

  如上所述,了解内部控制以业务循环为主线展开的,即按业务循环逐个循环了解,这些循环构成单位整体,这是横向的;同时针对每个循环的控制,分别去了解它控制环境、控制程序与程序、信息系统,这是每个循环的控制的纵向构成,是纵向的了解。横向纵向的交叉了解构成了解内部控制程序的骨架。

  了解控制环境是了解影响内部控制其他要素的因素,提供内部控制构成基础好坏的证据,同时为分析内部控制健全性有效性和遵循性好坏的原因提供证据素材。了解控制环境的内容实际就是控制环境的内容,按照 COSO 报告,控制环境包括: 1 )、员工的诚实性和道德观; 2 )、员工的胜任能力; 3 )、董事会或审计委员会; 4 )、管理哲学和经营方式; 5 )、组织结构; 6 )、授权和分配责任的方式; 7 )、人力资源政策。这里主要是针对各个业务循环所涉及的部门、人员、方法来说的,其中第 3 点是针对整个单位,实际在了解基本情况程序中就已进行。

  了解控制程序与政策,就是了解控制目标实现风险所采取的措施,它是了解内部控制要素中最重要的部分。每个业务循环都可分为若干个作业,而每个作业都要设置若干控制程序和政策来控制,我们本文把这些作业称为控制点。比如制造业的销售与收款循环可分为接受定单、核准信用、发运商品、开具发票、应收账款与记录、收款、退货及客诉处理等作业。在业务循环的划分阶段,已经取得了业务循环大致内容的了解,在了解控制程序与政策阶段,应进一步了解,去获得足够信息来进一步确定业务循环内的各个作业,然后针对每个作业,去了解所采取的控制程序与政策。

  了解信息系统只要是了解单位内外部信息记录载体,以及沟通方式。外部信息载体包括记录市场份额、法规要求和客户反映等信息的资料,内部信息载体包括业务申请审批报告、各种分析报告、进行控制作业形成单据、会计资料等等。沟通方式包括政策手册、财务报告手册、备查簿、口头交流、管理示例等。

  进行内部控制的了解可采取的方法与内部控制评价程序中的一样,大致查阅控制文件和控制信息记录载体、询问有关人员、观察作业的进行和内部控制的运行情况等等。

  初步分析健全性和有效性

  在对内部控制获得了解后,就可以对其健全性和有效性进行初步分析,以规划将要实施的符合性测试程序。初步健全性分析主要是分析哪些重要或经常发生的业务或作业应该设置控制而未设置。这些业务在了解基本情况中已获悉,而重要或经常发生的作业则在了解控制程序与政策中已了解,通过了解控制程序与政策能知道它们是否设置控制。

  初步有效性分析主要是针对控制程序与政策而实施的。这实际就是初步的风险评估。初步有效性分析首先要分析确定各个业务循环、各个作业的控制目标,然后再分析所了解到的控制程序与政策,看它们是否能实现控制目标。对于控制有缺陷的可以提出初步的改进意见。

  初步的健全性和有效性分析后就可以规划将要实施的符合性测试。一般来说对于以下情况就可以不进行测试: 1 )对业务循环或关键控制点的控制初步评价为无效; 2 )在了解内部控制的过程中已知对某业务循环或关键控制点的控制未得到遵循; 3 )在了解单位内部控制的过程中已知对某业务循环或关键控制点的控制得到很好遵循; 4 )虽对业务循环或关键控制点设置控制但未发生相关业务。而以下情况就可以考虑进行大范围的测试: 1 )相关业务大量发生的业务循环或关键控制点的控制; 2 )相关业务虽不大量发生但涉及金额相对较大的业务循环或关键控制点的控制; 3 )控制程序相对复杂的控制。规划结果应记入审计计划,并对审计计划做相应调整。  记录内部控制

  制度基础审计理论中记录内部控制的方法主要有:文字叙述,调查表,核对表,流程图。本文认为作为记录方法内部控制审计可以采用。对于控制环境的记录,一般是文字叙述,按照上述控制环境的几个方面来记录。了解基本情况程序也采用文字叙述的方法记录。记录要形成审计工作底稿。

  记录内部控制主要是记录控制程序与政策和信息系统。采用的方法以上四种都可以采用,但以调查表最为常用。在本文中,即讨论调查表改进和特殊运用。

  一般,调查表的调查内容是有审计人员根据自己的经验和被审计单位的情况自行设计的,但对于内部控制审计,本文认为,鉴于我国目前内部控制薄弱和人们对内部控制该如何知之甚少的情况,调查表应该引入标准内部控制作为导引,以配合政府推动内部控制的建设。标准内部控制是指针对某个业务或作业由权威部门设计的标准控制。比如 2001 年财政部发布的《加强货币资金内部控制的若干规定》(征求意见稿),就是标准的内部控制。对于各类型单位共有的业务或作业,如货币资金业务、固定资产业务融投资业务等可由财政部门制订统一标准;对于具有行热博RB88体育性的业务或作业,如生产循环、销售及收款等主要针对制造业,则由行业主管部门或行业协会分别制订,供不同行业采用。在调查表中引入标准内部控制,要从权威部门制订的针对各业务或作业的标准内部控制中,按业务或作业内部若干个控制点抽取提炼出对控制点的标准控制程序和政策,作为调查表的调查内容。调查控制程序和政策时就循其进行。同时由于引入了标准内部控制,对单位特殊的控制程序和政策可能就无法调查得到,而那些控制也是很重要的,因此有必要将调查表与文字叙述结合起来,加入单位实际做法的叙述。结合的方式就是在每个控制点控制调查内容下面单设一行,用来记录单位的特殊做法。

  (四)符合性测试

  1 、符合性测试的实施

  符合性测试包括设计测试和执行测试,设计测试即健全性和有效性测试,执行测试即遵循性测试。健全性和有效性在了解内部控制程序中已做过初步分析,但由于了解阶段获得的信息可能不彻底,如通过询问得知对投资业务的控制,但是讲述人所述是否真是如此,是否全面,需深入了解,还由于有效性健全性初步分析结果需进一步获得证据确证,如通过分析认为对某控制点设置的控制能达到控制目标,但这个判断是否正确,还需要进一步了解实际情况,因此需要通过测试进一步获得更全面的信息证据来确证。执行测试是符合性测试的主体,主要是检查内部控制是怎样执行的。

  进行内部控制设计测试,主要要做如下工作:1 )更深层次地了解单位的内部控制,作出更准确的健全性和有效性评价;2 )获得进一步支持健全性和有效性初步评价结果的证据;3 )检验在了解和初步评价内部控制阶段所作的重要专业判断和分析。进行内部控制执行测试,要特别注意如下事项:1 )对业务循环和关键控制点设计的控制是如何具体组织应用于实际的;2 )控制是否一贯执行;3 )是否由控制规定职务的人来执行,其中后两个是重中之中。

  《独立审计准则第 5 号——内部控制与审计风险》中提供了三种符合性测试方法,即检查交易和事项的凭证、询问并实地观察未留下审计轨迹的内部控制的运行情况、重新执行相关内部控制,三种方法可单独或合并使用。本文认为符合性测试方法应以检查为主,同时辅以观察和询问。因为控制执行一贯、规定职务人执行是重中之重,而控制执行中留下的审计轨迹亦即控制信息载体能反映出这两者,检查控制信息载体就能了解到这两者,在检查的同时通过观察和询问获得控制具体应用的证据。检查控制信息载体,即针对每个业务循环所涉及的单证、报告、合同等控制信息载体,抽取其中部分,检查执行各个控制点下各个控制程序与政策留下的记录,推断出是否得到全面一贯的执行。抽取工作采取属性抽样技术来进行,基本与内部控制评价中的相同。样本量的大小根据了解内部控制阶段的规划确定,样本采用随机选样或系统选样的办法选取。

  2 、遵循性评价

  遵循性评价主要针对控制点控制内的各项控制措施。内部控制的实际遵循情况是个程度概念,遵循与不遵循只是它的两个极端,本文认为对遵循性的评价应采取评级的办法,以更好的反映遵循程度。遵循性级别最好分为四个到六个等级,等级太少难于准确衡量遵循程度,等级太多难于把握等级之间的差别,由审计人员根据具体情况确定级别;每个级别还应确定应提的审计意见,如遵循性分为 A 、 B 、 C 、 D 四个级别,被评为 A 级的,提出执行较好的意见, B 级提出应加强的意见, C 级提出应重点加强的意见, D 级提出特别提示加强的意见。评级时审计人员主要根据属性抽样结果,同时综合考虑通过观察询问得到的控制应用于实际的情况,运用自己的专业判断,评判其遵循性级别。

  本文认为,评定级别只是一种手段,重要的是要实现内部控制审计目标。进行评级提出各种加强意见是为了实现督促内部控制执行的审计目标,而发现控制具体应用于实际中存在的问题,以及发现因控制未很好执行而导致财产损失、信息失真、效益下降等问题则是为了检查内部控制执行。对遵循情况评级后评价时更应注重建设性意见的提出。

  3 、健全性和有效性评价

  通过设计测试既可能获得健全性和有效性初步评价须修正的补充证据,又可能获得确证初步评价结果的证据,因此这个阶段的评价主要工作一是综合了解和测试两阶段所获得所有资料,对健全性有效性作出最终评价;二是针对不健全和控制无效或有缺陷的地方提出审计意见。

  健全性评价主要针对重要或经常发生的业务或作业,主要应注意三种情况: 1 、控制文件中没有规定控制,测试程序中也未发现实施了控制; 2 、控制文件中没有规定控制,经询问相关人员得知设置了控制,但经测试没有实施控制; 3 、没有控制文件,其他了解方法也不能得知是否设置控制,但经测试已实施控制。前两种情况就应对相应业务或作业提出控制不健全的意见,后一种应认为实际是健全的 , 但应提出健全控制文件的建议。

  有效性的评价主要是针对未采用标准内部控制而实施特殊控制的情况,对采用了标准内部控制的也要做简要分析,因为标准内部控制可能不适于单位,而且一些控制政策需要按照标准结合自己的实际自行制定。有效性评价首先要分析确定对各控制点实施控制应达到的目标,本文认为可以在内部控制系统目标的指导下结合控制点的具体情况分析确定,如对现金收入的控制程序,根据保证资产的安全完整目标,分析确定其目标为保证现金收入以真实金额真正流入单位,根据保证信息记录的真实完整确定控制目标为保证现金收入都真实无误的加以记录,根据提高运营效率确定目标为提高现金流入单位的速度,根据保证遵守国家法律规章确定目标为遵守《现金管理暂行条例》相关规定。各个控制点控制目标不一定与控制系统目标一一对应,有些系统目标对某些控制点可能不适用,如采购验收这一控制点的控制目标就与“保证遵守国家法律规章”无关,根据具体情况采用。目标确定后再分析控制点控制的各项措施是否能达到控制目标。

  对测试过程中发现的重大财产损失、效率低下、违法事件等问题,应特别注意分析其控制健全性和有效性原因,如果是因健全性和有效性导致的,那么这些问题既是健全性有效性初步分析的确证,又是分析评价和提出建设意见的重点。

  健全性有效性评价的重点在意见的提出,是为了实现补充完善、再生内部控制的审计目标。对有效性的评价实际上是有效性分析和改进意见形成的混合体,分析的过程中意见也就可以有针对地提出,而且改进意见是目的。健全性的评价实际是确定未控制的业务或作业和针对其建立内部控制的过程,主要工作在后者。可以看出有效性评价和健全性评价在基本方法上是一致的,都是内部控制建立的方法,因为有效性分析和改进意见的提出实际也是在确定控制目标、分析风险、提出控制措施。因此内部控制建立方法是健全性和有效性评价、对实现审计目标的要件。

  关于内部控制建立的具体方法本文不再详述,只提出一点意见。本文认为,在健全意见和有效性改进意见提出的过程中,应特别注意标准内部控制和内部控制方法的运用。标准内部控制前已述及,为配合政府推动内部控制建设,对于特定业务或作业,应注意运用相应的标准内部控制,并与自己的实际情况结合起来,以提出更具建设性的意见。这对健全性意见的提出更具实际意义。内部控制方法在前述 2001 年我国财政部发布《内部会计控制基本规范》(征求意见稿)中有规定,它们是: 1 ) 组织规划控制,包括合理的组织机构设置和不相容职务设置,不相容职务为授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与业务稽核、授权批准与监督检查; 2 )授权批准控制,包括确立合理的授权批准范围、层次、责任和程序; 3 )文件记录控制,包括机构职能和授权批准权责文件、岗位说明书、业务程序手册、业务处理凭证、会计资料系统,或类似的文件,以及这些文件的宣传认知; 4 )预算控制,包括预算体系的建立、编制和审定、指标的下达和落实、执行授权、执行过程控制、预算差异的研究和反馈、预算的考核及奖罚体系; 5 )财产保全控制,包括限制接近、定期盘点和核对、记录保护、财产记录控制、财产保险; 6 )职工素质控制,包括职工聘用、培训、考核、轮岗、奖惩、晋升、解聘; 7 )风险抵御控制,包括筹资风险、投资风险、合同风险、信用风险的评估与控制; 8 )内部报告控制,包括生产报告、经营报告、财务报告、特殊事件报告,以及报告的处理; 9 )电子信息系统控制,包括系统组织和管理、系统开发与维护、文件资料、数据、网络安全控制,输入输出控制、处理控制。这些方法对建立和改进意见的提出能发挥出指导和衡量的作用。

  六、内部审计报告

  与其他审计报告一样,内部控制审计报告也是对审计结果的总结。在提出审计报告前,审计人员应重新检查在审计过程中获得的资料,做如下一些分析: 1 、 是否了解研究了单位所有重要控制; 2 、所作分析判断是否得到了测试的证实或有足够的证据支持; 3 、是否遗漏了其他需要考虑的影响最终评价的客观事实; 4 、最后的健全性有效性遵循性评价是否适当,有足够的证据支持; 5 、出现了那些因内部控制导致的重大问题,哪些人员严重违反内部控制且已致严重后果;等等。审计项目负责人还要复核审计底稿,之后就着手准备撰写审计报告。

  内部审计报告应突出重点,一些细节问题只要通知当事人或主管人员就可以,不必在审计报告中反映,还应便于理解,一些有关内部控制的专业术语尽量用易懂的词句代替。关于报告内容本人认为应包括如下: 1 、单位基本情况简介; 2 、内部控制体系介绍; 3 、内部控制健全性有效性遵循性评价及具体意见; 4 、因内部控制导致的重大问题及有关人员严重违反内部控制且已致严重后果的事实和处理意见。其中关于健全性有效性遵循性评价及具体意见只反映存在问题的各个控制,运行良好的不必反映。报告格式本文认为无须固定,只要能充分反映出上述内容即可。

  审计报告应经过审计组的全体讨论通过方可,而且在定稿前应与所设计执行人或管理者沟通,听取他们对审计建议的意见。这样做主要是为了保证审计意见质量,使其能更好地得到执行。审计报告向内审机构主管报出。报告批准后,对于重大控制问题最高领导层还应组织听证会,组织人员落实审计意见。审计完成后内审机构应及时组织回访,以检查督促审计意见的执行。

  内部控制审计在我国还是新事物,在加紧建设内部控制的大环境下,它的许多问题必须加紧讨论,得出统一认识,以促使其尽快更好地发挥出作用。

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