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对内部控制审计的几点认识

内部控制审计对于我们来说才刚刚起步,还处于尝试阶段,既缺乏经验也缺少人才。因此,如何在现实条件下开展好内部控制审计,是一个值得认真研究的问题。近几年,我们开展了一系列内部控制审计,虽然方法不十分规范,审计深度有限,但却取得了较好的效果。本文拟结合我们开展内部控制审计的实践,谈几点粗浅认识与大家商讨。

一、内部控制审计的相关理论简述

根据中国石油股份公司内部审计规范的有关规定,内部控制是指企业为了保证信息资料的可靠性和完整性,资产安全、经济、有效地使用,各项业务正常有效地进行,以及经营目标的实现而制定的政策、制度和管理程序。对这个概念的理解应该注意:(1)内部控制包括企业的方方面面,并不局限于财务管理,至少包括会计控制和管理控制。所以,内部控制审计的范围很广。(2)我们现在所说的内部控制,严格地说只是控制过程的一部分,而且还不是最重要的部分。内部控制的概念通常是指内部控制结构,包括控制环境、风险评估等软要素在内的控制体系。控制的软要素包括高层基调、管理层理念和经营风格以及沟通能力,才是对控制更为重要的东西。(3)内部控制前身是内部牵制,但内部控制又有别于内部牵制,内部控制既要有制约作用又要有协调机制,控制要适度,过严会使管理活动失去活力,影响人的积极性,过宽又会引起机制失调,达不到控制的目的。

内部控制审计就是对内部控制的健全性、符合性、合理性及有效性的测试和评价,最终目标是在此基础上发现薄弱环节,完善内部控制,规避经营风险,为经营目标的实现提供保证。内部控制审计既可以作为一个独立的审计项目实施,也可以作为其他审计项目中的一个程序和方法。

二、开展内部控制审计的几点认识

1.循序渐进,逐步深入。内部控制审计对审计人员的素质提出了较高的要求,审计人员应该是熟悉内部控制,并有丰富的经验。由于我们的审计队伍结构不尽合理,审计人员多来自于财务队伍,会计专业,对财务管理和会计控制比较了解,但缺乏管理控制、信息技术方面的专门知识和经验。审计人员的个人素质还不能完全适应内部控制审计的需要。所以,开展内部控制审要循序渐进,逐步深入,才能取得最佳效果。如我们对物资管理系统开展的审计,就采用了循序渐进的方式。2001年我们开展了物资结算管理审计调查,2002年又开展了物资管理系统审计调查,对物资管理系统的认识逐渐深入,为全面深入地开展审计奠定了基础。

2.要重视审前调查,认真描述被审计单位的内部控制,抓住内部控制的关键控制点和关键控制环节。开展内部控制审计,首要的条件是要了解内部控制,只有了解内部控制才能抓住关键控制点和关键控制环节,审计工作才能有的放矢,事半功倍。所谓关键控制点或关键控制环节是指,业务处理过程中发挥作用最大,影响范围最广的控制点或控制环节,它对内部控制的效果起着举足轻重的作用。

3.要注意站在系统的角度分析问题。企业本身就是一个系统,内部控制的目的就是要维护系统的有机运转。因此,开展内部控制审计,要注意站在整个控制系统的角度分析问题,不能局限于某一环节。如我们对财务结算系统的内部控制审计,当时公司财务结算工作严重滞后,很多人对此有意见,并认为问题出在财务结算中心。所以,审计重点集中在财务结算中心。但经审计发现,结算中心的业务处理程序、处理时间均处于合理的范围之内,并不是造成结算滞后的主要原因。经过认真分析,重新描述结算系统流程,发现财务结算中心只是公司结算系统的一个环节,结算付款前期的审批环节才是影响结算效率的主要原因。一笔业务从三级单位开始进行审批,要经过二级单位领导及相关部门审批,还要经过公司机关有关部室审批,最后到结算中心。审批环节过多,是结算效率低的主要原因。找到了问题的根源,公司及时简化了部分业务结算手续,使结算工作步入正轨。

4.建立理想模型,对内部控制的健全性、合理性进行评价。评价是内部控制审计的重点。要评价健全性就必须知道应该建立哪些内部控制,要评价合理性就必须知道合理的制度、流程的标准。在实际工作中,通过理想的内部控制模型进行对比分析,可以取得较好的效果。我们在物资结算管理审计中,结合国内知名企业如海尔、亚星等公司的物资管理流程,根据我们的实际情况,设计出理想的流程模型:①用料单位提出计划;②物资计划部门审核计划,初步拟订采购价格;③物资采购部门选择供应商,进行商务谈判;④价格管理部门审批价格;⑤物资采购部门与供应商签订合同,履行合同审批程序;⑥组织供货及验收;⑦办理结算付款手续。而我们审计测试的物资采购、结算管理流程实际是:①用料单位提出用料计划;②物资计划部门审核计划;③物资采购部门选择供应商;④组织供货及验收;⑤在采购后,甚至物资已经使用才向价格管理部门报价审批或备案;⑥价格管理部门审定或备案;⑦采购部门与供货商签订合同;⑧财务部门办理结算付款。两者相比,发现了管理流程错位、先采购后定价、价格管理职能弱化等问题。

5.注意聘请相关领域专家或借助专业部门的力量进行内部控制审计。开展内部控制审计不仅要掌握内部控制的内容,还应了解被审计业务,而且要有一定的权威性,才能透过现象看本质,审计结论才具说服力。因此,审计部门应注意聘请专家或引用专业部门的资料,在引用资料时要注意与被引用单位沟通情况,了解资料的确切含义,避免误用。

6.符合性测试要保证适当的测试量,既要注重审计工作效率又要注重审计质量。对内部控制进行符合性测试,是确定下一步工作方向的依据。所以,符合性测试一定要保证足够适当的样本量,样本量太多,浪费审计资源,样本量太少,结论缺乏说服力,影响审计工作质量。

7.对内部控制有效性的评价要保持谨慎的态度,尤其要重视人的影响因素。评价内部控制的有效性是内部控制审计最终目的之一,但是需要注意,并非健全完善的内部控制就有效,因为内部控制有着其固有的局限性:①内部控制的设计和运行受制于成本与效益原则,不能为了万无一失而不惜一切代价,所以说内部控制自身允许存在缺陷;②内部控制一般是针对常规业务设计,对于特殊业务、例外业务作用有限;③内部控制可能因为经营环境、业务性质的改变而削弱和失效。另外,还有以下几点人为因素的影响尤为重要:一是内部控制可能因有关人员相互勾结、内外串通作弊而失效;二是内部控制可能因执行人滥用职权或屈服于外部压力而失效;三是控制程序会因为管理部门的忽视,执行人员的粗心大意、判断失误以及对规定的误解而失效。所以,不能因为制度健全合理就确定为有效,要经过适当的实质性测试才能做出结论。

8.评价内部控制的合理性要注意多方面分析。评价内部控制的合理性,一般要注意内部控制的经济性、协调性、适用性。经济性是指内部控制的设置应遵循成本效益原则;协调性是指企业内部各职能部门之间职责划分清晰,业务能够在各部门之间协调运作;适用性是指企业所建立的内部控制要适应企业的特点。各单位由于组织规模、交易性质、经济技术、人员素质等条件不同,内部控制有所差异是正常的,没有必要照搬其他企业的做法。在此基础上,审计还要注意内部控制的三个层面:第一层面是制度规定,政策性、原则性的东西;第二层面是业务流程,这是将制度与具体业务结合的中间纽带,反映业务的先后顺序和部门的职责分工;第三个层面是实施细则,是具体的操作规定,而我们的内部控制一般都缺少第三个层面的东西。

三、今后开展内部控制审计的思考

1.加强内部控制审计理论、技术方法的研究,积极借鉴国际内部审计的先进经验。同时要尝试对控制的软要素,如高层基调、管理层理念和经营风格等进行审计,提高审计层次。

2.加强审计队伍建设,提高审计人员素质。一是要吸收内部控制方面的专业人才进入审计队伍;二是要加强对现有审计人员的内部控制审计理论、审计技术方法的培训,培养内部控制审计专家;三是创造机会让审计人员更多地接触管理活动,如提供机会让审计人员参与诸如部门使命、展望和战略计划的创建工作,或者成为一些重要业务管理领导小组的成员,或者安排审计人员到经营管理岗位去见习,加深审计人员对管理和内部控制的认识。

内部控制审计作为一项还处于探索阶段的管理审计,其发展空间还很大,需要不断摸索、总结、创新,并逐步加以规范,才能与时俱进,适应新形势的发展。

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